Sprint Planlama Toplantılarının Alternatifi Checkpoint Toplantıları

Her türlü projenin aynı yaklaşımlar kullanarak yönetilebilmesi için proje yönetimini yeniden nasıl tanımlayabiliriz diye düşünmeye başladığımızda sprint planlama toplantılarının sprinte başlamadan önce yapılmasının en iyi çözüm olup olmadığını merak ettik ve kendimize sorular sorduk.

Sorduğumuz sorulardan bazıları:

• Proje kapsamındaki faaliyetlerimizi hangi aralıklarla yeniden önceliklendirme işlemi yapmalıyız? 
• Takım büyüklüğümüz sprintten sprinte değişim gösterdiğinde nasıl sonuçlar alırız?
• Sprint üzerindeki değişiklikler yaptığımızda, süreleri güncellediğimizde sprint planlama toplantısını etkiler mi?

Bu soruları baz alarak alarak sprint toplantılarının bir alternatifi olabilir mi?

Checkpoint Toplantılarının sprint planlama toplantılarına bir alternatif olacağını düşündük. Peki nedir Checkpoint Toplantıları, nasıl yapılır, hangi yol izlenir. Şimdi sizlere bunları açıklayacağız.

Checkpoint Toplantısı ile Sprint Planlama Toplantısını gelin karşılaştıralım.

Smart Projex meteodolojisi ile oluşturulan Checkpoint Toplantıları, her sprint öncesi/sonrasında ya da zaman bloğunda gerçekleşir. 

Sizler için 7 madde sıraladık.

Checkpoint Toplantılarında Ne Olur?

1. Oyun Sonuna Odaklanmak

Sprint takımına aralıklarla bu işi neden yapıldığını, sonuçlarındaki kazanımları hatırlatmamız gerekir. Proje üzerinden zaman geçtikçe baştaki haz ve enerji kalmayabilir. Bu hatırlatmalarla ekibinizin enerjisini artırabilirsiniz. Vizyonlarını güçlendirebilirsiniz.

2. Kazanımları Ekiple Kutlamak

Sprint ilerledikçe yaptığınız işleri gözden geçirerek gelinen noktadaki başarıları  kutlamak ekibe büyük motivasyon sağlayacaktır. Ekibinizle yapacağınız eğlenceli bir şeyler oldukça iyi gelecektir. Bu etkinlikler için boş zaman ayarlayıp ekip ile paylaşmak harika sonuçlar verir.

Scrum yazılım projelerinizde, müşterinin istekleri doğrultusunda  oluşturulan özellikleri göstermek, üzerinde konuşmak için her sprint sonrasında sprint inceleme toplantıları yapmanız gerektiğini unutmayın.

Farklı projelerde ise faaliyetler farklı paydaşlar için yapılabilir. Projeyi nasıl ve ne zaman planladığınız asla unutmayın. Kalite ihtiyaçlarınızı ve test gereksinimlerinizi gözden geçirin. Bu süreçler müşteriye teslim aşamalarında sizi etkileyecektir.

Her sprint sonunda elde edilen sonuçları, kazanımları kesinlikle değerlendirin. Ekip ile kutlamalar yapın. Her sprint sonunda yapacağınız bu süreçleri devamlı hale getirmek hedefler doğrultusunda sizi geliştirir ve istikrar sağlar.

3. Süreçte Alınan Eğitimleri ve Öğrenilen Bilgileri Belgeleyin

Öğrenilen derslerin takibi yapılmalıdır. Bu takip aşamasında zorlanılması durumunda, Google doküman veya E-tablolarda kayıtlar tutulabilir. Ekibe yeni katılacak ekipler ile dokümanlar paylaşılır. Yeni takım arkadaşları doküman üzerinden bilgilere erişir ve daha önceki alınan dersleri öğrenir.

4. Bütçenizi Gözden Geçirin

Bütçe planınız iyi yapılandırın. Müşteriniz ile uzlaşma sağlayın. Ödemelerin hangi aralıklarla ve nasıl olacağı konusunda anlaşma yapın. Temel bütçe ve nakit akışını doğru yönetin. Proje ekibinizi bu şekilde daha rahat bir konuma kavuşturabilirsiniz.

Checkpoint Toplantılarında gerçek maliyet analizi yapmalısınız. Bütçeyi ve gerçekleşen maliyet giderlerini anlık takip etmek projenin daha doğru yürümesini ve yolda kalmamasını sağlar. Müşteriler genelde ödemeleri başta yapmak istemez. Ödemeleri bölerek proje ilerleyiş durumuna göre yapmak ister. Projenizde bu durumda aksama olmaması gerekir. 

5. Sorunlarınızı Yönetin

Toplantılarda sorunları tespit edin ve sorunlara cevap arayın. Checkpoint Toplantısının ardından rapor tutun ve sonrasında çözülemeyen sorunların nedenlerini araştırın. Çözülemeyecek sorunlarda riske girin ve ona göre yönetin.

6. Risk Durumunuzu Belirleyin ve Yönetin

Risk yönetimini daima güncel tutun. Yeni riskler belirleyin ve analizler yapın. Daha büyük karşılaşılabilecek riskler üzerinde düşünün ve alınacak önlemler üzerinde stratejiler belirleyin. Ekipler yeni riskler belirlemek için zaman ayrılmalıdır. Ekip olarak düşünmek ve beyin fırtınası yapmanın önemi gözden kaçırmamalıdır.

7. Bir Sonraki Sprinti Planlayın

Sprint planlama toplantısına benzeyen bir madde. Sonraki sprint için çalışmalara başlayın. Sonraki sprintte neleri uygulayacağınızı, hangi aktiviteler üzerinde duracağına karar verin ve bu aldığınız kararları tekrar gözden geçirin. Bu aktivitelerde müşteri için değer yaratacak kazanımlara ve ideal bir şekilde bitirmeye özen gösterin. Risklere en aza indirecek faaliyetlere bakın.

Sprint bitiminin ne anlam ifade ettiğinin, sorumlu olan kişileri, ve kalite kriterlerini gözden geçirmeyi unutmayın. Sprint sonunda tüm aktivitelerin tamamlandığına dikkat etmeyi unutmayın. Proje hakkında bilgi edinmeye sürekli devam edin, ve bu bilgiler ışığında faaliyetlere daha fazla zaman ayırın ve ayrıntıları inceleyin.

Proje sorumlusu veya ürün sahibinin kontrol toplantısında kesinlikle bulunması ve son sözü söylemesi gerekir.

Checkpoint Toplantıları Yapılırken Hangi Uygulamaları Kullanabiliriz?

Burada 2 düşünce göze çarpıyor.

Toplantılarda tartışma grubu oluşturun ve tartışın

Çoğu zamanlarda, proje liderleri toplantıdan önce tüm sorunları ve zorlukları çözmek için uğraşır ve ardından toplantıyı, çözümleri gözden geçirmek için kullanır. Checkpoint Toplantıları, alınacak ve öğrenilen dersler, risk analizi, maliyet analizi, sonraki iş grubu için harika bir zaman olabilir. Tartışma, toplantıların sıkıcı geçmesini engeller. Toplantı öncesi hazırlıklarınızı yapın ve toplantılarda tartışma ortamını oluşturun. 

Tartışma zamanını doğru ayarlayın

Tartışma zamanını her ne kadar belirleseniz de bu toplantılarda tartışma süresi aşılabilir. Tartışmalarda aşırıya kaçmamak gerekir. Bir noktaya gelindiğinde karar verilip tartışma toplantısı sonlandırılmalıdır. 

Checkpoint Toplantıları niçin sprint planlama toplantılarına alternatiftir?

Her iki toplantıda da yaklaşılan sprinte odaklanma kaçınılmazdır. Checkpoint Toplantılarında ekipler birçok diğer görevleri de üstlenir. Checkpoint Toplantılarında alınan riskler, dersler, maliyet analizleri ve diğer farklı ayrıntılar sonrasında takımlar sonraki toplantıda hangi konular gündeme geleceği konusunda adımlarını alır ve daha iyi kararlar verirler.

Mükemmel olmak gerekmeyebilir sadece oluşabilecek sorunlara ve çözümlere zaman ayırmanız gerekir.