En İyi Sonuçlar için Proje Yönetim Yazılımı ve Programı – Netuce

Proje Yönetim Programı

Hazırlamış olduğumuz proje yönetim programı tüm alanlarda yapılan çalışmalarda düzenli organizasyonların yapılabilmesine ve en uygulanabilir planların yapılmasına olanak sağlayıcı nitelikte geliştirilmektedir.

Çalışmalarımızda genel olarak 6 aylık veya 36 aylık zaman aralığını kapsayan planlamaları içine alan çalışmaların, projelerin ve günlük olayların takibinde kullanılmak amacı ile proje yönetim programı geliştirmekteyiz. Günlük olayların yanında haftalık planlamalar, çalışma alanında faaliyet gösteren görev dağılımları, geleceğe yönelik planlamalar ve planlamalar sonucunda gerçekleşen uygulamaların başarı oranları da olmak üzere hepsi bir arada toplanarak sonuç raporları olarak sunumunu gerçekleştirmektedir. Bütün bu unsurlar, çalışmalarımızda hedeflediğimiz programların güncel olarak geliştirilmesinde kullanılabilecek verileri de elde etmemize yardımcı olmaktadır.

Başarılı bir proje yönetiminin ortaya koyulması için kullandığımız proje yönetim programı türlerinden ön planda görünenler;

• Netuce Project
• Ecra
• MS Project
• Visio
• Asana
• Primavera
• Smartsheet
• Zoho

Bu tür uygulamaların program üzerindeki etkileri sayesinde tüm takip ve kontrol programlarında başarılı sonuçlar ortaya konulabilmektedir. Bu programlar yardımı ile ileriye yönelik planlar yapılabilirken, anlık ortaya çıkan işlemler için görev atamaları, kısa zamanda ortaya çıkarılacak veya uzun vadede işlenmesi gereken tüm işlerde belirli hedeflerin belirlenmesinde projeler geliştirilebilir.

Proje yönetim programlarının bize sağladığı en büyük avantajlardan biri ise hem ekip çalışmasını hem de proje üzerinde çalışan farklı ekiplerin birbirinden haberdar olmasını kolaylaştırıyor olmasıdır. Zira projelerin zamanında yetişmesinin önünde duran engellerden bazıları iletişimsizlik, zamanı düzgün yönetememek ve önemli konuları gözden kaçırmaktır. Proje yönetim programları ekiplere ortak bir çalışma platformu sunduğu için süreçleri takip etmeyi, geri bildirim vermeyi ve dosya, bilgi paylaşımını kolaylaştırarak iletişimsizlik ve belirli görevleri gözden kaçırma problemini ortadan kaldırır. Projeler için önemli olan bir başka konu ise görev dağılımıdır. Hangi çalışanların o an hangi proje üzerinde çalıştığının görünmesine ve bu çalışmanın sürecinin izlenilebilmesine olanak sağlayan proje yönetim programları yöneticiler için de kolay ve doğru görev dağılımı yapma konusunda yardımcı bir araçtır. Ekip çalışmasına yardım ettiği gibi bireylerin kendi zamanını yönetmek ve yapacağı işlerin kontrolünü sağlamak açısından bireysel çalışmayı da kolaylaştırır.

Proje çıktılarını takip etmekten kaynakları yönetmeye ve bütçe yönetiminden ekip üyeleriyle iş birliği yapmaya kadar, projeleri yürütürken ve yönetirken dikkate alınması gereken çok şey vardır. Bu, doğru proje yönetimi programını seçerken de geçerlidir. İşte kararınızda size yol gösterecek proje yönetimi programının en önemli 5 temel işlevsel yönünün bir listesi:

Görev listeleri – ekibinizdeki herkesin aynı sayfada olması için görevlerin durumunu atayabilmek ve güncelleyebilmek kritik önem taşır.

Programlar – bir görevi tamamlamak için ne kadar zaman olduğunu anlamanıza yardımcı olan takvimler, Gantt çizelgeleri veya dönüm noktası araçları sunar.

Dosya paylaşımı – önemli proje belgelerini paylaşıp düzenleyebilmek, dosya ararken harcanan zamanı ortadan kaldırır. Bu dosya paylaşımının sağladığı başka bir faydayı, projeye yeni bir çalışan dahil edildiği zaman görürüz.  Projelere sonradan birinin girmesinin gerekmesi olası bir durumdur fakat yöneticiler yeni çalışanın projeye entegre olmasının zaman alacağını bildikleri için bu konuda pek rahat olmayabilirler. Proje yönetim programları bu yeni üyelere, proje üzerinde yapılan tüm çalışmaları görselleştirerek sunar ve projeye entegre olmalarına yardımcı olarak zaman tasarrufunu sağlar. Bu da yöneticilerin projeyi geliştirmek için yeni çalışanlar kazanmasına olanak tanır.

İletişim – sorunsuz bir iletişim akışı hızlı ve kolay problem çözme anlamına geldiğinden proje yönetiminde bu kritik önem taşır. Proje yönetimi programı ise buna, tüm iletişimi proje üzerinde çalışan herkesin ulaşabileceği tek bir platformda tutarak fayda sağlar. İnsanların birbirinden haberdar olup proje zaman çizelgesine, durum güncellemelerine göre hareket etmelerine ve böylece çok daha verimli bir ekip çalışmasının gerçekleşmesine yardımcı olur.

Raporlama – projede güncellemeye gelince, bu tüm ekip üyeleri için önemlidir. Ancak bu, projenin ilerlemesini ve görevlerin zamanında yerine getirilmesini sağlamak isteyen proje yöneticileri için de büyük bir artı.

Görev ve proje görselleştirmeleri, ekiplerin aynı anda çalışan birden çok projenin ilerlemesini görmesine yardımcı olur. İster Kanban panosu, ister Gantt grafiği, kapanma grafiği veya diğer özel görselleştirme aracılığıyla olsun, bu araçlar projenin ilerleyişine genel bir bakış sağlar. Çoğu proje yönetimi programı en az bir veri görselleştirme biçimi içerirken, daha karmaşık yazılım seçenekleri, bireysel proje veri raporlamasına ek olarak birkaç proje görünümü sağlar.

En Başarılı Sonuçları Sağlayan Proje Yönetim Programları

Ecra: Kullanıcılarına kolay proje yönetim ve takibi sağlayan Ecra, her firmanın kendine özel iş akışları olduğunun farkında. Bu nedenle hazır paket programlarına uyum sağlamaya çalışmak yerine kendi iş akışlarınıza özel tasarlanmış Ecra proje yönetim programı kullanabilirsiniz. Üstelik kullanıcılarının yatırımlarını değer vererek hayat boyu ürünler sağlamayı hedefleyen Ecra, değişen ve gelişen ihtiyaçlarınıza esnek altyapısı sayesinde çok hızlı adapte olabiliyor. 

Ecra ile projelerini yönetirken ekipleriniz ile gerçek zamanlı ortak çalışmalar yapabilir, proje durumlarınızı anlık olarak takip edebilir, dilediğin an erişebileceğiniz raporlar sayesinde doğru ve hızlı yönetim kararları alabilirsiniz. 

MS Project: Burada kullandığımız, en başarılı sonuçları almanıza yardımcı olan ve gelişimini sürekli takip ederek sizlerin ve şirketinizin başarılı olabilmesi için en iyi sonuçları alabileceğinizi düşündüğümüz proje yönetim programı hakkında bilgiler vereceğiz.

Çoğunlukla kullanımını önerdiğimiz proje yönetim programı olan MS Project, Microsoft Office uygulama tarzı olarak ortaya çıkan fakat Office programından ayrı olarak kullanımınıza sunduğumuz bir programdır. Programın sunduğu avantajlardan kaynak yönetimi ve granit şemasının yanında, bütçe yönetiminin de programlanabiliyor olması kullanımı bakımından kolaylıklar sağlamaktadır. Microsoft bakımından kullanım aşaması üçüncü derecede değerlendirilmesine rağmen, ileriki zamanlarda pc tabanlı proje yönetim programı olarak web sektöründe lider konumuna yükselmeyi başarmıştır.

Proje yönetim programı olarak en belirgin özelliklerinden biri diğer Office programları olan MS Word, MS Powerpoint ve MS Excel ile tamamen uyumlu bir şekilde çalışabilme özelliğidir. Sizlere dezavantaj olarak belirteceğimiz fakat bizim önerilerimiz ve yardımlarımız sayesinde en kolay kullanım şeklini yakalayabileceğiniz bir proje yönetin programı olduğunu belirtmek isteriz. Özellik bakımından üst düzey bir yönetim şekli ile projelerde kullanılması gereken bir tür program olmasının yanında, kısa süreli olarak belirlenen projelerde kullanımı biraz karmaşık görülse de sizlere sunduğumuz yardım notları ve yönlendirme yaptığımız noktalar bu karmaşıklığı atlatmanıza yardımcı olmaktadır.

Asana: Programın ortaya çıkışı olarak görülen slogan ”E-mail kullanmadan ekibinizle haberleşin” olduğu bilinmektedir. Bu tür bir tasarımı kullanmamızın sebebi ülkemizin yanında diğer bir çok ülkede de kullanılan bir proje yönetim programı olmasındandır. Geniş bir alana yayılmış olan programın kullanımı çok sayıda üst düzey yazılım firmaları ve proje ekipleri tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu programın en gözde özelliklerinden ve avantajlarından bir kaçı;

• Tasarım acısından basit bir yapıya sahip olarak kullanım kolaylığı sağlaması
• Online kullanım açısından etkinlik sağlayarak destek verici olması
• Proje ekipleri arasında etkinlik yaratarak iletişim kurma imkanını en hızlı ve seri bir şeklide sağlaması
• Grup oluşturmalarında sayı 15 kişiye ulaştığında bu sayıya kadar ücretsiz uygulanabilmesi ve bunun yanında değişik bir çok özelliğin de kullanımına fırsat tanıması
• Proje yönetim programı uygulamalarından Asana Evernote’un, Google Drive ve Dropbox programları ile entegre bir şekilde çalışabilir olması ayrıca sağladığı avantajlar içerisindedir.

Sizlere hazırlayıp sunmuş olduğumuz bu tür programların içinde mobil kullanımlara uygun olan Asana ayrıca bir avantaj sağlamaktadır.

Smartsheet: Proje yönetim programı kullanımına en alt seviyeden başlamış olanlar bu program sayesinde kendilerini geliştirme fırsatı bulurken, kullanımı acısından en çok tercih edilendir. Basit bir şekilde geliştirilen tasarımı ve genel başlıkları ile proje yönetimine başlama aşamasında faydalı bir araç olduğunu sizlere belirtmek isteriz. Kullandığımız program, mobil kullanıma uygun ve aynı zamanda web tabanlı olarak hizmet verebilen bir uygulama çeşididir. Programı kullananlarla iş birliği yapabilme acısından, kısa ve kolay temeller üzerine oluşturulan notlar, projede görev alan ekibin iletişim kurmasında kuvvetlendirici olmayı amaçlamaktadır. Proje yönetim programı uygulaması olarak diğer programlara nazaran biraz daha planlama ve raporlama imkanı gibi işlemleri az miktarda sunmasına rağmen, anlık ortaya çıkabilecek iletişim gerekliliklerinden dolayı faydalı özellikler taşımaktadır.

Proje Yönetim Programı Ve Sağladığı Faydalar

Proje yönetimi neden hala zaman alıcı ve verimsiz? Hala elektronik tabloları tekrar tekrar güncelliyor, post-it’lerde boğuluyor ve haftalık güncelleme toplantılarına katılıyor musunuz? Bu uygulamalar zaman ve çaba kaybına yol açmaktadır. Doğru yazılım aracından biraz yardım alarak projenize eksiksiz bir genel bakış elde edebilirsiniz. Bu günlerde, her projeyi kontrol altında tutmanıza yardımcı olacak yeterli proje yönetimi programı bulmak mümkün.

Bugünün işi ofis masasından sahaya taşınmış durumda. Ekip üyelerini bir müşterinin sitesinde veya uzaktaki bir ofis şubesinde bulabilirsiniz ve birçok çalışan işe gidip gelirken işlerini takip eder. Günümüzün proje yönetim programlarının çoğu, ekiplerin bilgisayarlarından uzaktayken iletişime devam etmeleri için bir mobil uygulama sunmaktadır.

Proje yönetim programı uygulamaları olarak kullanmış olduğumuz tasarımlarla şirketlerin ve bu tür işlemlerden faydalanan kuruluşların ileriye dönük planlar yapabilmesi ve bu planlarının sonucunda başarılı sonuçlar alabilmeleri için kullandığımız uygulamaların genel olarak sağladığı faydalar;

• Sayı olarak bir çok projeyi ve takım üyelerini takip edebilme ve organize halde çalışabilme özelliğine sahiptir.
• Programlar için sürekli kullanıma hazır destekleyici ve eğitici kaynaklar mevcuttur. Bu kaynakları istediğiniz her an sorularınıza cevap alabileceğiniz online dokümantasyon yanında videoları da seyretme imkanı bulurken, telefonla veya e-mail aracılığı ile ekibimize ulaşarak bu konudaki uzmanlarımızdan yardım alabilirsiniz. Proje yönetim programı, kurulmuş olan takımların ortak çalışabilmesini sağlarken internete bağlanabilme özeliği olan her cihazdan ulaşılabilme özelliğine sahip bir platformdur. Bu platform, online olarak sesli ve görüntülü sistem kullanılarak toplantı yapılabilme, ayrıca takım elemanlarının proje üzerinde çalışmalarını tek sayfada toplayarak takip edilebilmesini de sağlamaktadır.
• İş ortamı olarak, her türlü proje tabanlı çalışmalara uyumludur. Yazılım olarak ise çok yönlü olması ile bir çok ülkede ve çok sayıda farklı proje dallarında bir çok kişi tarafından kullanılabilme özelliği katmaktadır. Düşünebileceğiniz her türlü proje yönetimi özelliklerinde de çok kolay ulaşılabilen bir platform olma özelliğine sahiptir.
• Size sunmuş olduğumuz proje yönetim programı ile kusursuz bir müşteri eğitimi ve hizmeti sunarak günlük kullanımlarınızda her türlü ihtiyacınıza destek olmaktayız. Aynı zamanda bilginize sunulan sayfalarda isteğinize göre düzenleme yaparak, yönettiğiniz proje ile ilgili bilmek ve öğrenmek istediğiniz her detayı tek bakışta görebilmenize olanak sağlamaktayız.
• Müşteri portalı olarak, hazırladığımız sayfalarda projeyle ilgili hakkımızdaki tüm detaylar açıklanmış durumdadır.
• Çalışma alanınız müşterilerin ön planda tutulması gereken reklamcılık sektörü veya pazarlama sektörünü kapsadığında müşterilerinize projeleriniz hakkında verilmesi gereken her konuyu görebilecekleri müşteri portalı hazırlanarak kullanım kolaylığı sağlanmaktadır.
• Aynı zamanda sizlere sunmuş olduğumuz proje yönetim programı bulut tabanlı bir özelliğe sahip olduğundan firma, işletme, kuruluş veya kurum içerisinde farklı kurulum seçeneklerini de beraberinde getirmektedir.

Çalışmalarımızda hedeflediğimiz düşünceler proje yönetim programı kullanacak olan firmaların veya şirketlerin hayatlarını kolaylaştırabilecek alanları ya da ürünleri bulmaya çalışmaları için harcayacakları zamanı önlemek için ve bunun yanında müşterileri ile ilgilenerek onların gereksinimlerini karşılayacak zamanı yaratmaları üzerinedir. Özetle, bu düşünce ile şirketler için hazırladığımız proje yönetim programı doğrudan kendi çalışmalarını kolaylaştırırken müşteri odaklı çalışmalarını da yönlendirmektedir.

Özetle, bu düşünce ile hazırladığımız proje yönetim programı sadece zamandan ve emekten tasarruf etmekle kalmaz doğrudan bireysel çalışmaları da kolaylaştırır. Bununla birlikte kişi veya ekip sayısı fark etmeksizin, tüm ekibi bir araya getirip iş akışını optimize ederek takım çalışmalarından daha iyi sonuçlar almanıza yardımcı olur. Aynı zamanda müşteri odaklı çalışmaya yardımcı olup müşteri memnuniyeti ve sadakati kazanmasında şirketlere büyük bir fayda sağlar.